PEC posta certificata: cos’è, come si crea e tutti i segreti per sfruttarla

La PEC, o Posta Elettronica Certificata, è un mezzo simile alla raccomandata con ricevuta di ritorno, almeno per quanto riguarda il territorio italiano. Ma come funziona esattamente e quali sono i limiti o i vantaggi di questo strumento? Scopriamoli insieme!

PEC: Posta Elettronica Certificata

La casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento utilizzato per comunicazioni digitali a valore legale, pari ad una raccomandata con ricevuto di ritorno.

Questa particolare casella e-mail è utilizzata per comunicazioni importanti da parte di enti statali ed imprese. Ad esempio l’INPS può utilizzarla con liberi professionisti ed imprese per eventuali comunicazioni formali, ma anche il registro automobilistico oppure l’agenzia delle entrate che la sfrutta per bolli, tasse e adeguamenti normativi.

Allo stesso modo le imprese ed i liberi professionisti possono utilizzare questo strumento per comunicare con la pubblica amministrazione e gli enti preposti per servizi quali forze dell’ordine, istruzione, pronto intervento ecc.

PEC uno strumento per la comunicazione con lo Stato o con imprese ma fatto di persone

Partiamo da un dato fondamentale: attualmente è obbligatorio solo per partite Iva. Questo significa che serve necessariamente a tutti i liberi professionisti, alle imprese individuali, ad associazioni, aziende, ecc. che di fatto dispongono della già citata partita Iva. Tuttavia, anche se si tratta di una necessità aziendale, il titolare o altre persone con cariche di pari valore, saranno obbligati ad iscriversi, per fare richiesta di caselle di posta elettronica certificata, come individui.

Questo significa che la PEC non può essere intestata soltanto all’azienda ma sarà corresponsabilità anche della persona fisica, portando così la comunicazione, in termini di responsabilità legale, ad un livello meno astratto e più diretto. Non è più un’azienda che comunica con un’altra impresa o con la PA, ma due persone fisiche che si scambiano informazioni.

PEC Posta Certificata: come funziona?

Come anticipato prima, il funzionamento di una PEC è similare a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, tuttavia è possibile individuare due fasi ben precise nell’arco di una comunicazione tramite PEC: l’accettazione e l’avvenuta consegna.

• In fase di invio della mail, il sistema che gestisce il servizio del mittente, si occuperà di inviare a quest’ultimo una conferma di corretto invio (o meno) del messaggio (fase di accettazione).
• In fase di ricezione della mail, invece, il sistema che gestisce il servizio del destinatario si occuperà di inviare al mittente una conferma di corretta ricezione (o meno) del messaggio (fase di consegna).

Questo sistema di interscambio viene definito “certificato” in quanto solo enti autorizzati dallo stato e dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), quindi che soddisfano requisiti di certificazione e garanzia dei servizi, possono emettere caselle di posta certificata. 

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PEC Posta Certificata: come crearla 

Per creare una casella di Posta Elettronica Certificata è sufficiente acquistare un indirizzo presso uno degli enti certificati dall’Agenzia delle Entrate e dallo Stato. Allo stesso modo di una casella di posta elettronica normale, anche quella certificata richiederà dati per identificare la persona fisica, con la differenza che verranno effettuati controlli più approfonditi sull’identificazione. La PEC Posta Certificata può essere richiesta, quindi creata, sia da persone fisiche (non correlate ad attività che dispongono di partita iva), sia da persone che dispongono di partita IVA.

Perché il cittadino dovrebbe dotarsi di uno strumento del genere se non è obbligatorio e le comunicazioni legali avvengono tutte a mezzo posta o con altri sistemi? Presto detto! Per quanto le procedure ministeriali siano sempre piuttosto lente in fase di attuazione, a causa della struttura territoriale complessa da gestire, non passerà molto tempo per arrivare ad una comunicazione tra cittadino – stato – imprese completamente digitale, fatta di portali e di comunicazioni ufficiali e riconosciute.

Per assicurarsi che un gestore è autorizzato al rilascio di un servizio PEC è possibile visionare il sito dell’AGID, che per completezza vi riportiamo, direttamente alla pagina dedicata. Qui potrete trovare, oltre l’elenco dei gestori autorizzati, anche quello dei servizi che sono stati dismessi dalle aziende. In ogni caso per ciascun gestore è presente il link al sito.

PEC quando non è valida e limitazioni sul servizio

Utilizzando un servizio di PEC può essere facilmente fraintendibile il fatto che ogni comunicazione che faremo avrà validità legale. Sfortunatamente non è così!

Innanzitutto il protocollo di Posta Elettronica Certifica non è riconosciuto a livello internazionale, come invece lo è la firma digitale (almeno nella maggior parte dei casi). Attualmente si parla di una estensione del riconoscimento ai fini legali per l’Europa ma di fatto Italia, Svizzera e Hong Kong sono le uniche a riconoscere ufficialmente questo strumento. 

Inoltre, nel caso in cui una comunicazione avvenga da una casella PEC ad un indirizzo mail normale, o viceversa, questo genere di informazioni non avrà validità legale. Altri casi in cui  non viene riconosciuta l’ufficialità sono quelli in cui il contenuto della PEC è utile ai fini di partecipazione di un bando pubblico: in quel caso, qualora i documenti allegati costituiscano parte integrante della partecipazione ad un bando, o rappresentino un’offerta tecnico economica per una gara pubblica, sarà necessario che siano firmati digitalmente o siano scansioni di documenti firmati e timbrati in ogni loro parte; la casella di posta elettronica non costituirà validità e riconoscimento per la corretta ammissione al bando o alla gara.

Per quanto riguarda invece la sicurezza è necessario evidenziare che, al contrario della firma digitale che è personale e dipendente da un dispositivo portatile, l’indirizzo di posta elettronica certificata corrisponde all’ente o alla persona fisica indipendentemente da chi sta inviando. Questo significa che in caso di attacco di Man-in-the-middle, qualsiasi persona prenda possesso di una postazione su cui è installato un client di posta con PEC configurata al suo interno, può inviare comunicazioni a nome e per conto del proprietario della casella certificata.

La casella di posta elettronica certificata è uno strumento completo se utilizzato in concomitanza con la firma digitale. Volete approfondire l’argomento? Potete trovare maggiori informazioni qui!

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