Il mondo di Cisco Webex: Meetings, Events, Training e Teams

Negli ultimi due mesi avrete sicuramente sentito parlare di Webex, la suite di Cisco dedicata al mondo delle teleconferenze. È lo strumento che le scuole stanno usando per fare lezione, è il tool prediletto dalle aziende di tutto il mondo per la comunicazione interna, è la piattaforma di riferimento per webinar ed eventi online.

Lo so, tutte queste cose sembrano cozzare tra loro. Insomma, come può un software che viene utilizzato dagli insegnanti per spiegare storia, matematica ed italiano essere utile anche per eventi aperti ad un pubblico più ampio?

Semplice: Webex, come vi accennavo all’inizio, è una suite. Il che significa che prevede diversi strumenti raccolti sotto un unico cappello ma pensati per soddisfare esigenze assolutamente differenti. In particolare sono 4 i tool che Cisco mette a disposizione: Meetings, Events, Training e Teams.

Cerchiamo di capire cosa fanno, quali punti hanno in comune e cosa li differenzia.

Cisco Webex Meetings: che cos’è e come funziona

Meetings è la piattaforma dedicata alle videochiamate, è pensata per funzionare sia tramite browser che tramite software dedicato e sì, ha anche un’applicazione gratuita, disponibile sia su Android che su iOS.

Utilizzarlo è davvero semplicissimo. Prima di tutto serve un organizzatore, ossia un unico utente che decida di iscriversi a Webex Meetings creando così la sua stanza privata. Questo non significa che dovrete investire fin da subito dei danari. In realtà è possibile optare per la versione gratuita che vi offre già diverse funzioni interessanti, tra cui:

• la possibilità di ospitare fino a 100 partecipanti per riunione;
• nessun limite di durata;
• il supporto alle chiamate in ingresso per l’audio (il che significa che qualcuno può collegarsi telefonicamente qualora non fosse munito di PC o connessione);
• la possibilità di condividere il desktop, specifiche applicazioni, qualunque file e la lavagna;
• la chat integrata.

Non dovrete inoltre impazzire per capire come far funzionare il sistema. Una volta creato il vostro account, Webex genererà una sala riunioni personale a cui chiunque potrà accedere usando l’apposito link. I vostri ospiti non avranno bisogno di nessun account e potranno decidere se scaricare il leggerissimo client oppure se usare il browser per collegarsi. Una volta scelto, basterà inserire il nome, selezionare microfono e webcam e il gioco è fatto.

Non dovrete infine preoccuparvi della sicurezza. Prima di tutto perché le sale riunioni supportano lo standard TLS 1.2 per garantire la privacy e, in secondo luogo, perché potete bloccare la vostra sala riunioni per evitare spiacevoli intrusioni mentre la state utilizzando.

Perché dovrei passare alla versione a pagamento?

Se Webex Meetings offre già tutto questo, perché dovrei valutare uno dei 3 piani a pagamento, ossia Starter a 12,85 euro, Plus a 17,30 euro e Business a 25,65 euro?

Naturalmente dipende dall’uso che intendete farne ma sappiate che le varianti a pagamento mettono a disposizione molti altri servizi, dallo spazio sul cloud (fino a 10 GB) alle registrazioni delle riunioni passando per le trascrizioni delle registrazioni, la gestione degli utenti, l’URL personalizzabile o la possibilità di autorizzare altri a pianificare riunioni per conto dell’organizzazione. Insomma, se dovete gestire piccoli team o addirittura grandi aziende vi accorgerete indubbiamente dei vantaggi dei piani a pagamenti.

Se volete capire cosa offre ciascuna variante, vi consiglio di visitare questa pagina che vi permette a colpo d’occhio di capire quale piano possa fare davvero al caso vostro.

Cisco Webex Events: cosa cambia?

Nonostante la somiglianza estetica, Webex Events nasce con un intento molto diverso: ospitare grandi eventi. Non siamo più di fronte ad una riunione informale ma ad un evento che prevede una suddivisione in Panelist e Attendee, ossia relatori e partecipanti.

Qui la soglia di persone sale a ben 3000 ma molte funzionalità rimangono invariate. È possibile:

• condividere il desktop e specifiche applicazioni;
• passare il controllo ad altri relatori;
• collegarsi via telefono;
• usare la chat.

Ci sono però importanti differenze. Prima di tutto a comparire in video sono solo i panelist ma sappiate che in qualunque momento l’organizzatore può modificare il ruolo dei partecipanti. Sarà inoltre possibile avere una porzione della finestra dedicata al Q&A (Questions & Answers, ossia Domande e Risposte), con assegnazione dei singoli quesiti ai diversi relatori, e attivare l’utilizzo del feedback immediato, così potrete capire in tempo reale se l’audience è interessato o meno.

Ci sono poi funzioni più avanzate legate alla gestione degli iscritti, ai promemoria per gli eventi, al sondaggio post evento e persino una funzione di e-commerce per il pagamento tramite PayPal.

Insomma, Events è perfetto per convention aziendali, lezioni universitarie o eventi online che prevedono un grosso afflusso di persone che, principalmente, si comporteranno da spettatori.

Cisco Webex Training: lo strumento perfetto per la formazione a distanza

Training, come suggerisce il nome, nasce per la formazione. Le caratteristiche di base sono le stesse di Meetings ed Events il che significa condivisione dello schermo, dei file e di contenuti multimediali, oltre all’immancabile chat testuale.

Ci sono poi strumenti perfetti per la formazione:

• la scheda Sondaggi per interagire con la vostra classe virtuale;
• il tab Q&A per raccogliere le domande e assegnarle ad uno specifico relatore;
• la lavagna, utile se dovete, ad esempio, spiegare formule matematiche;
• le annotazioni sulla condivisione dello schermo, con cui potete indicare un punto preciso del display;
• la registrazione della lezione, da mandare eventualmente agli assenti o da inviare ai presenti per un ripasso.

Se decidete di programmare la vostra sessione di training avete inoltre la possibilità di aggiungere già materiali e test da sottoporre ai vostri studenti.

Immancabile la gestione delle persone. Potete mutare i partecipanti, promuoverli a relatori e consentire l’uso della webcam per vedere le persone con cui state interagendo.

Webex Training è quindi lo strumento principe per la formazione a distanza, completo di ogni tool necessario e pensato per garantire stabilità e sicurezza.  

Teams, la collaborazione prima di tutto

Webex Teams è un software molto diverso dai precedenti. Non stiamo infatti parlando di un programma dedicato alle video e audioconferenze, ma ad uno strumento che vi permette di comunicare con i colleghi testualmente, in qualsiasi momento della giornata e in modo asincrono.

Teams è quindi uno strumento per la collaborazione. Un posto dove scambiare opinioni senza l’onere della videochiamata e con la possibilità di creare Team e Spazi diversi. Cosa cambia? Un Team può essere, ad esempio, un reparto della vostra azienda oppure una classe. Uno Spazio invece è più specifico e tematico.

Prendiamo l’esempio più semplice, quello scolastico. Supponiamo che abbiate il Team della Classe 5B. La 5B però segue le lezioni di matematica, storia, italiano, inglese e così via. Potreste avere uno Spazio per ogni materia e magari aggiungerne uno che potete chiamare Intervallo e che i ragazzi possono usare per comunicare tra loro in modo informale.

In un’azienda invece possiamo prendere un dipartimento specifico, come il Marketing. Un Team che però può affidarsi a diversi Spazi che possono essere associati a sotto-reparti specifici o a singoli progetti.

Naturalmente tutti gli Spazi offrono gli stessi strumenti: la già citata chat – di gruppo o singola -, il tool per la cattura dello schermo, gli allegati e persino emoji e gif per comunicare in maniera più efficace ed umana.

Potete inoltre usare Teams per pianificare una riunione su Meetings. I due strumenti infatti sono perfettamente integrati tra loro così da facilitare la comunicazione con i colleghi.

Il mondo di Webex

Ormai l’avrete capito: il mondo di Cisco Webex è piuttosto variegato ma per nulla complesso. Una volta inquadrati i singoli strumenti trovare quello più adatto a voi sarà piuttosto semplice. Dovete semplicemente capire cosa vi serve, qual è il vostro scopo e con quante persone dovete interagire. Il resto verrà praticamente da sè.

Vuoi comunicare con una piccola squadra? Meetings e Teams potrebbero fare al caso tua.

Stai pensando di organizzare una mega-conferenza aziendale? Allora Events può aiutarti.

Hai una classe da controllare? Sicuramente può sfruttare Training. 

Se volete approfondire ulteriormente l’universo creato da Cisco vi suggeriamo di seguire le lezioni online che trovate sul sito ufficiale di Webex.
Vi ricordiamo infine che per qualsiasi dubbio, domanda e perplessità potete contattarci sul nostro gruppo Facebook.

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