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Smart Working per principianti: 10 consigli pratici


Lo smart working è parte della nostra vita lavorativa ormai da anni. Siamo abituati a scrivere, montare video, gestire email e fare riunioni da casa. Per noi insomma non è una novità. Molti però non hanno mai sperimentato il cosiddetto “lavoro agile” e quindi non sanno come difendersi dalle naturali insidie che questa modalità porta con sé. Il rischio infatti è quello di sentirsi un po’ in vacanza, di lasciarsi andare facilmente e di distrarsi frequentemente, compromettendo così la produttività. Vostra e dell’azienda per cui lavorate.

Niente panico però. Abbiamo deciso di darvi 10 consigli pratici che vi aiuteranno ad affrontare questo periodo di smart working forzato.

Consiglio 1 – Alzatevi presto

Uno degli errori più comuni è svegliarsi all’ultimo secondo perché “tanto non devo andare in ufficio“. Sbagliato!
Questo non significa che dobbiate alzarvi alle 6.00 del mattino tutti i giorni come se aveste di fronte a voi 2 ore di strada da percorrere, ma nemmeno 15 minuti prima dell’inizio del vostro normale orario d’ufficio.

Prendetevi almeno un’oretta per lavarvi, vestirvi, fare colazione e magari leggere qualche giornale o fare un po’ di esercizio fisico così, una volta davanti al PC, sarete già mentalmente attivi e pronti ad affrontare la giornata.

Consiglio 2 – Niente pigiama

Smart working non significa stare in pigiama tutto il giorno. Prima di tutto perché lavorare e dormire con lo stesso abbigliamento non vi aiuta a distinguere le due cose e, in secondo luogo, perché rischiate di non prendere troppo sul serio l’attività lavorativa.

Ricordatevi poi di non trascurarvi. Il fatto che non vi veda nessuno non significa che non dobbiate prendervi cura di voi stessi. Al contrario, è proprio in questo periodo che dovreste sforzarvi di mantenere la stessa routine per rimanere in contatto con il mondo.

Consiglio 3 – Non unite il lavoro ai pasti

Per noi è stata una delle lezioni più difficili da imparare ma è importante: separate colazione, pranzo e cena dal lavoro. Questo significa che se vi chiamano per lavoro in pausa pranzo non rispondete. Se vi arriva un’email – anche se è importante – non correte al PC a rispondere.  Rivendicate per primi il diritto di prendervi le giuste pause e i giusti spazi.

Consiglio 4 – Fate una lista dei compiti da svolgere

La prima cosa che dovreste fare una volta acceso il PC è stilare una lista delle cose da fare. Vi aiuterà prima di tutto a non scordarvi nulla e, in secondo luogo, a tenere traccia della vostra produttività. 

Due i metodi possibili: carta e penna (anche noto come “metodo Fjona“) e app to-do (il pluripremiato “metodo Erika“). Insomma, potete sia ricorrere ad un sistema più tradizionale sia affidarvi ad applicazioni come Trello, Microsoft To Do, Todoist e molti altri ancora.  Non c’è un metodo migliore di altri: si tratta solo di trovare quello che funziona per voi.

Una volta individuato ricordatevi di stabilire le giuste priorità. Non tutti i compiti hanno la stessa urgenza e lo stesso peso.

Consiglio 5 – Skype e Zoom possono aiutarvi

È vero, non è possibile uscire, ma questo non significa rinunciare alle riunioni con il team o con i clienti. Potete infatti usare Skype, Zoom o qualsiasi altro strumento dedicato alle audio e video conferenze. Quasi tutti prevedono sia versioni PC che versioni mobile, quindi non avete scuse.

Vi lasciamo poi un consiglio nel consiglio: preferite sempre le videochiamate. Guardare i vostri interlocutori vi permette di aggiungere tutta quella parte di comunicazione non-verbale che manca al telefono. Sfruttatela! 
In più aiuta a mantenere alta l’attenzione di tutti visto che ogni distrazione può essere notata.

Consiglio 6 – Trovate gli strumenti giusti

Non si vive di solo Skype. Noi, ad esempio, usiamo spesso TeamViewer per aiutare i colleghi in difficoltà. È un ottimo modo per risolvere problemi tecnici ma anche per lavorare ad uno stesso progetto come se foste di fronte allo stesso PC.

Se invece vi trovate a scrivere documenti, compilare Excel o realizzare presentazioni, sappiate che Google Drive vi permette di collaborare allo stesso file in tempo reale. 

Questi ovviamente sono solo un paio di esempi. La rete è piena di soluzioni che possono fare al caso vostro: cercatele e adottatele.

Consiglio 7 – Imparate a gestire il vostro tempo

Non è un compito semplice ma ci sono diversi software che possono aiutarvi nella gestione del vostro tempo. Esiste poi un metodo casalingo noto come tecnica del pomodoro.

Si tratta di un metodo davvero molto famoso ideato da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80. La tecnica prevede di dividere il proprio lavoro in intervalli da 25 minuti l’uno, separati da brevi pause (3-5 minuti). Ogni 4 “pomodori” – ossia intervalli da 25 minuti – dovete prendervi una pausa più lunga (circa 30 minuti) e poi ricominciare.

Perché si chiama tecnica del pomodoro? Perché Francesco usava un timer con quella forma. 

Consiglio 8 – Niente multitasking 

Essere a casa vi farà venire voglia di svolgere le normali faccende domestiche. Iniziate così a pulire il pavimento durante le chiamate o a caricare la lavatrice tra un’email e l’altra. Sappiate che è un grosso errore. Rischiate infatti di fare male tutto quanto e di distrarvi inutilmente. 
Riservate quindi la mattina, le pause o la serata ai lavori di casa. Vi aiuterà anche a dividere meglio la vita lavorativa da quella privata, un elemento vitale per uno smart working di successo.

Consiglio 9 – Evitate le distrazioni

Distrarsi mentre si è a casa è facilissimo. Basta poco e iniziate a giocare con lo smartphone, a consultare i social o a fare quiz inutili. Dovete metterci un po’ di sana forza di volontà e abituarvi a concentrarvi. Potete farvi aiutare anche da tool esterni: molti smartphone oggi hanno la Zen Mode o la Focus Mode, ma potete usare anche metodi più tradizionali. Io, ad esempio, ascolto musica solo strumentale quando ho bisogno di concentrarmi perché mi isola dal mondo e non ci sono parole a distrarmi.

Consiglio 10 – Guardate i nostri video nelle pause!

Oppure la sera o, ancora, di prima mattina. Insomma, non usate Tech Princess come scusa per distrarvi. I nostri video escono alle 19.00 proprio per non fornirvi scuse ma voi dovete dare il vostro contributo. 


Erika Gherardi

Amante del cinema, drogata di serie TV, geek fino al midollo e videogiocatrice nell'anima. Inspiegabilmente laureata in Scienze e tecniche psicologiche e studentessa alla magistrale di Psicologia Clinica, dello Sviluppo e Neuropsicologia.
                   










 
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