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Fatture elettroniche e sistemi digitalizzati: risparmio di tempo e denaro!

Servirsi di fatture elettroniche, tramite software specifici, si traduce in un guadagno di efficienza e in un risparmio di soldi e tempo

Fatture elettroniche: risparmiare sull’emissione di fatture si può grazie all’utilizzo di software specifici di gestione documentale. Si stima che sia possibile risparmiare fino a 65€ a fattura.

Fatture elettroniche: uno standard al servizio dell’efficienza

Con l’XML ed il Sistema di Interscambio (SdI) di invio e ricezione, la normativa sulla fatturazione elettronica ha ridefinito gli standard del sistema italiano di Fatturazione Elettronica.

Tuttavia, questi nuovi canali devono ancora “interfacciarsi” con altri mezzi e formati, derivanti ad esempio dalle transazioni con soggetti appartenenti a regimi esclusi o con aziende estere.

Siav, azienda italiana nel settore dell’ECM (Enterprise Content Management), ricorda che utilizzando un software di gestione documentale avanzato come Archiflow è possibile gestire, con un unico sistema, fatture di formati differenti e provenienti da canali diversi.

Fatture in PDF o cartacee, ricevute tramite PEC o mail o SdI, possono essere gestite in modo sicuro e uniforme a quelle in XML, senza mai dover lasciare l’applicazione: questo si traduce in un grosso risparmio di tempo e nella sicurezza di non perdere documenti nei vari passaggi.

Un sistema documentale centralizzato e digitalizzato

Un sistema documentale digitalizzato e centralizzato, consente di collegare i documenti tra loro correlati, come ad esempio DDT, ODA ecc., ma anche offerte, preventivi e contratti, con un risparmio di tempo e denaro stimato tra i 25 e 65€ a fattura rispetto a una gestione separata dei cicli di fatturazione.

Il formato XML delle fatture elettroniche semplifica le attività di data entry che richiedono tempo e sono spesso imprecise. La possibilità di gestire fatture nativamente digitali, combinate, appunto, all’utilizzo del sistema di cui sopra, offre un miglioramento della produttività assai importante.

Grazie agli automatismi offerti da questi sistemi di gestione, viene potenziata la possibilità di analisi e reportistica e l’utilizzo di un hub di gestione documentale consente di sfruttare l’affidabilità delle informazioni per consultare grafici sullo stato delle fatture, attività da svolgere ed eventuali anomalie.

Inoltre, grazie agli strumenti di social collaboration che consentono di assegnare task ai colleghi e collaborare a workflow complessi, gli utenti risparmiano fino al 35% del loro tempo di ricerca dati e documenti, un processo che nelle organizzazioni complesse può influire non poco sulla produttività.

La sfida maggiore a cui risponde un sistema di gestione documentale”, conclude Alfieri Voltan, Presidente di Siav, “deriva quindi dalla possibilità di armonizzare la Fatturazione Elettronica con la gestione digitale di tutti i processi correlati, dai workflow approvativi alla condivisione tramite task collaborativi alla pubblicazione su portale documentale, ai servizi di Conservazione Digitale. Il valore aggiunto è mantenere una gestione efficiente e unificata di tutte le fatture e di tutta la documentazione a corredo, cogliendo al tempo stesso le opportunità offerte dalla elaborazione digitale delle fatture XML”.

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Matteo Bonanni

Musicista di professione e malato di tecnologia per indole, mischio sempre musica e tecnologia senza soluzione di continuità perché mi piace circondarmi di cianfrusaglie tecnologiche mentre faccio tutto il resto!
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