L’attuale stagione influenzale e i problemi derivanti dal virus COVI-19 stanno portando un gran numero di aziende a rivalutare il loro approccio in merito allo smart working, costringendo i lavoratori a chiedersi ‘Ma come si possono rendere le riunioni aziendali e il team work efficaci come se stessero sul posto di lavoro?’. La risposta sta nel cercare la stessa dose di collaborazione online che stimoli l’impegno, la fiducia e la spontaneità tipiche delle riunioni svolte di persona.
In questa situazione abbiamo chiesto un consiglio all’esperto, ovvero a Paul Clark, Senior Vice President, EMEA Managing Director di Poly.
Pioniera anche in Italia dello smartworking, POLY ( la società di comunicazione globale che facilita le connessioni e collaborazioni nata dall’unione di Plantronics e Polycom) propone quattro efficaci consigli per risolvere una problematica attuale: rendere le riunioni da remoto efficaci quanto quelle che si svolgono di persona.
1- Smart working, assicurare nelle riunioni discussioni mirate attraverso un audio di alta qualità
Potrebbe capitare che i dipendenti lavorino da un ufficio con open space molto rumorosi o da casa in una stanza piena di bambini o animali domestici, insomma, che ci sia un costante flusso di distrazioni che disturba i partecipanti del meeting, non permettendogli così di concentrarsi completamente su di esso. In questo caso naturalmente ci si ritrova impossibilitati ad avvicinarsi all’interlocutore per ascoltarlo meglio; è vero che alzare drasticamente il volume potrebbe rendere più forti le voci dei partecipanti, ma non metterà a tacere di certo il rumore di fondo.
E’consigliabile pertanto munirsi di cuffie con tecnologia Active Noise Cancelling (ANC) per bloccare il rumore di fondo, in modo che le persone possano rimanere focalizzate esclusivamente sul meeting. Delle cuffie di buona qualità assicurano anche che la voce di chi le indossa possa essere ascoltata con la massima chiarezza, in modo tale che qualsiasi cosa venga esposta verbalmente, venga percepita chiaramente dagli altri partecipanti senza il rumore di fondo.
2- Rendere interattivi i meeting online
E’importante organizzare meeting online che prevedono la collaborazione e la condivisione, per consentire così a tutti i partecipanti di condividere e rivedere documenti, schermate e lavorare su idee in gruppo e in tempo reale.
Organizzare video conference può contribuire a stimolare la creatività di ciascuno al fine di elaborare valide idee praticamente da subito.
Ciò implica un processo decisionale più rapido, poiché i team possono rivedere e discutere differenti aspetti contemporaneamente, dando così luogo a riunioni virtuali più interattive e produttive. Uno studio condotto da Forrester – società di ricerca americana – mostra che i gruppi di lavoro che utilizzano una video conference per collaborare non solo condividono le informazioni in maniera decisamente più celere, ma riducono anche il time-to-market per l’implementazione di prodotti o servizi, rendendo così le riunioni e lo smart working più efficaci.
3- Utilizzare tecnologia di facile integrazione
La compatibilità tecnologica può rappresentare un problema quando i dipendenti di un’azienda cercano di comunicare con clienti, partner o chiunque altro al di fuori di essa.
Non tutti useranno la stessa configurazione di video conference, quindi è necessario assicurarsi che la propria piattaforma riesca ad integrarsi con tutta la gamma di tecnologie di unified communications e collaboration (UCC).
I migliori telefoni per conference sono muniti di svariate applicazioni audio – video, tra cui Zoom, Microsoft Teams, Amazon Chime, il tutto attraverso la stessa interfaccia touch-screen. Inoltre, barre e cuffie per video conference premium mantengono lo stesso approccio, con app native integrate con un one-touch access per le chiamate.
4- Smart working Considerare l’importanza della qualità video nelle riunioni
Circa l’80% della comunicazione è costituita da segnali non verbali e visivi; il linguaggio del corpo e le espressioni facciali sono la base della comunicazione, è necessario dunque, servirsi di un’ottima qualità video nelle riunioni virtuali; ad esempio una fotocamera di bassa qualità farà apparire sgranate le immagini agli altri partecipanti e sembreranno ancor di più in bassa risoluzione sui grandi schermi.
E’quindi importante che coloro che si cimentano nello smart working, le huddle rooms e i piccoli spazi degli uffici siano dotati di telecamere business-class, possibilmente modificando la bassa risoluzione preimpostata sui laptop.
Per un effetto ancora più realistico, nel set up della videocamera installata nell’huddle room conviene attivare funzioni come il tracciamento automatico degli interlocutori, in questo modo i partecipanti che si uniscono al meeting da remoto avranno la sensazione di essere nella stessa stanza.
Essere produttivi ovunque
Le riunioni dovrebbero essere naturali e la tecnologia non dovrebbe costituire un ostacolo alla collaborazione. La politica di Poly sul lavoro flessibile promuove l’uso di meeting online e incoraggia i dipendenti a lavorare dove ritengono sia più opportuno, basandosi sul il carico di lavoro e come si sentono fisicamente. Uno stile che tende a ridurre le emissioni di carbonio e a ridurre il tempo impiegato per il pendolarismo, migliorando al contempo l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti, permettendo così all’azienda di assumere i migliori talenti.
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